Dropdown-Listen in Excel erstellen

Dropdown-Listen in Excel sind hilfreich, wenn Sie sicher sein wollen, dass die Benutzer ein Element aus einer Liste auswählen, anstatt ihre eigenen Werte einzugeben.

Erstellen einer Dropdown-Liste

Um eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Geben Sie auf dem zweiten Blatt die Elemente ein, die in der Auswahlliste erscheinen sollen.

Hinweis: Wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer auf die Elemente auf Blatt2 zugreifen, können Sie Blatt2 ausblenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte von Blatt2, und klicken Sie auf Ausblenden.

2. Wählen Sie auf dem ersten Blatt die Zelle B1 aus.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf Datenüberprüfung.

Das Dialogfeld “Datenüberprüfung” wird angezeigt.

4. Klicken Sie im Feld Zulassen auf Liste.

5. Klicken Sie in das Feld Quelle und wählen Sie den Bereich A1:A3 auf Blatt2.

6. Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Um eine Dropdown-Liste zu kopieren/einzufügen, markieren Sie die Zelle mit der Dropdown-Liste und drücken STRG + c, markieren eine andere Zelle und drücken STRG + v.

7. Sie können die Elemente auch direkt in das Feld Quelle eingeben, anstatt einen Bereichsbezug zu verwenden.

Hinweis: Dadurch wird die Groß- und Kleinschreibung in der Dropdown-Liste berücksichtigt. Wenn ein Benutzer zum Beispiel “ja” eingibt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Andere Eingaben zulassen

Sie können in Excel auch eine Dropdown-Liste erstellen, die andere Einträge zulässt.

1. Wenn Sie zunächst einen Wert eingeben, der nicht in der Liste enthalten ist, zeigt Excel eine Fehlermeldung an.

Um andere Einträge zuzulassen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf Datenüberprüfung.

Das Dialogfeld “Datenüberprüfung” wird angezeigt.

3. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte “Fehlermeldung” die Option “Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden”.

4. Klicken Sie auf OK.

5. Sie können nun einen Wert eingeben, der nicht in der Liste enthalten ist.

Elemente hinzufügen/entfernen

Sie können Elemente aus einer Dropdown-Liste in Excel hinzufügen oder entfernen, ohne das Dialogfeld “Datenüberprüfung” zu öffnen und den Bereichsbezug zu ändern. Das spart Zeit.

1. Um ein Element zu einer Einblendliste hinzuzufügen, gehen Sie zu den Elementen und wählen Sie ein Element aus.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann auf Einfügen.

3. Wählen Sie “Zellen nach unten verschieben” und klicken Sie auf OK.

Hinweis: Excel hat den Bereichsbezug automatisch von Blatt2!$A$1:$A$3 auf Blatt2!$A$1:$A$4 geändert. Sie können dies überprüfen, indem Sie das Dialogfeld “Datenüberprüfung” öffnen.

4. Geben Sie eine neue Position ein.

5. Um ein Element aus einer Dropdown-Liste zu entfernen, klicken Sie in Schritt 2 auf Löschen, wählen Sie “Zellen nach oben schieben” und klicken Sie auf OK.

Dynamische Dropdown-Liste

Sie können auch eine Formel verwenden, die Ihre Einblendliste automatisch aktualisiert, wenn Sie ein Element am Ende der Liste hinzufügen.

1. Wählen Sie auf dem ersten Blatt die Zelle B1 aus.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf Datenüberprüfung.

Das Dialogfeld “Datenüberprüfung” wird angezeigt.

3. Klicken Sie im Feld Zulassen auf Liste.

4. Klicken Sie in das Feld Quelle und geben Sie die Formel ein: =OFFSET(Sheet2!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$A:$A),1)

Erläuterung: Die OFFSET-Funktion benötigt 5 Argumente. Referenz: Sheet2!$A$1, zu versetzende Zeilen: 0, zu versetzende Spalten: 0, Höhe: COUNTA(Sheet2!$A:$A) und Breite: 1. COUNTA(Sheet2!$A:$A) zählt die Anzahl der Werte in Spalte A auf Sheet2, die nicht leer sind. Wenn Sie ein Element zu der Liste auf Sheet2 hinzufügen, erhöht sich COUNTA(Sheet2!$A:$A). Infolgedessen erweitert sich der von der Funktion OFFSET zurückgegebene Bereich, und die Dropdown-Liste wird aktualisiert.

5. Klicken Sie auf OK.

6. Fügen Sie auf dem zweiten Blatt einfach ein neues Element am Ende der Liste hinzu.

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